営業電話のかけ方とコツ!基本やマナー・事前準備のポイントを解説

営業電話のコツやかけ方を知りたい営業マンもいるのではないでしょうか。営業電話の成功率を高めるには、目的を理解し、話し方や会話の進め方を工夫することが大切です。今回は営業電話のかけ方に加えて、例文を考える際のポイントや時間のマナー、スキルアップ方法などを営業職の方に向けて解説します。

営業電話とは?電話をかけるときの流れ

営業電話とは、新規顧客を開拓するために用いられる営業手法の一つです。「テレアポ」とも呼ばれ、取引のない企業に電話をかけ、商談の約束などを取り付ける目的があります。営業電話は、顧客獲得のための最初のプロセスであり、受注を獲得するために非常に重要な役割を担っていると言えるでしょう。

新規で営業電話をかける場合、相手の情報が少ないため対策なしに電話をしても、成功する確率は低いでしょう。電話営業を成功させるためには、事前準備をしっかりと行い、マナーを確認した上で実践することが重要です。

ここからは営業電話が「つらい」「苦手だ」と感じている営業マンに向けて、事前準備のポイントや基本的なマナー、営業電話のかけ方のコツをわかりやすく解説していきます。

新規の電話営業で失敗しないための事前準備

営業電話の成功率を高めるために、まずは事前準備をしっかりと行いましょう。

営業電話をかける目的を明確にする

営業電話をかける際には、電話する目的を明確にしておくことで、クロージングに向けどのような営業トークが必要なのか判断しやすくなります。例えば、アポ獲得がゴールの場合、商品やサービスを電話で売り込む必要はありません。

また、電話口で詳細な内容を話しすぎると、その場で要不要の判断をされ、断られる可能性が高くなってしまいます。何のために電話をかけるのか、目的を明確にしてから電話営業を行いましょう。

受注確度の高い営業リストをつくる

営業電話においては、受注確度の高い営業リストを作成することも大切です。精度(質)と量が伴った営業リストを使うことで、アポ獲得率を高められるほか、より多くの営業先に電話をかけることができます。営業担当者のモチベーションアップにもつながるでしょう。

営業リストは無料で作成することも可能ですが、「リストの作り方がわからない」「時間をかけずに質の高いリストを用意したい」という方は、有料の営業リストを活用することもオススメです。

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メモをとる準備をしておく

電話の内容や営業の進捗を確認できるよう、メモをとる準備もしておきましょう。相手の状況や質問されたことなどを記載しておくと、見込み客として再度連絡する際に役立ちます。一方、断られてしまった場合でも、断られた理由や質問内容などをメモしておくことで後から振り返ることができ、改善点の把握などに活かせるでしょう。

トークスクリプト・例文を用意する

営業電話をかける際には、話す手順や内容について具体的な例文を考え、トークスクリプト(台本)を作成するのがオススメです。アポイントを取得するには、電話という限られた時間の中で、どれだけ相手を惹きつけられるかが重要となるためです。

<営業電話をかける際の手順>

(1)自社名と自身の名前を名乗る
(2)先方の担当者につないでもらう
(3)本題に入る
(4)クロージングする

トークスクリプトを用意しておくことで、頭の中を整理しやすく、より相手に伝わりやすい話し方ができるでしょう。会話を楽しむ余裕がうまれ、成功率も高まるはずです。

また、断られてしまった場合の例文も用意しておけば、ネガティブな反応にも慌てず対応できるでしょう。

よくある質問と回答例を準備しておく

トークスクリプトとあわせて、想定される質問やその回答例もまとめておきましょう。先輩社員や営業経験の豊富な社員にヒアリングすることで、営業電話で活用しやすい回答例を準備できます。まとめた質問や回答例は社内の営業ツールなどに蓄積しておき、部署全体に共有しておくことで、営業の知見がより広がるでしょう。

営業電話をかけるときの基本的なマナー

顔が見えない状況とはいえ、営業電話も相手とのコミュニケーションの上で成り立つもの。電話のかけ方が会社のイメージにもつながるため、迷惑電話だと思われないよう、基本的な電話対応のマナーを理解しておくことが大切です。ここでは、企業に営業電話をかける際のマナーについてポイントを解説します。

営業電話をかける時間は相手に合わせる

営業電話をかける時間帯や曜日に配慮して、相手の迷惑にならないよう心がけましょう。ターゲット先によって好ましい時間帯はさまざまですが、以下の時間帯は注意が必要です。

  • 始業時間前、始業直後
    その日の仕事の準備やメールチェック、朝礼などで忙しい可能性があるため、避けるとよいでしょう。
  • 昼休憩の時間帯
    休憩で外出している可能性がある他、当番制で休憩をとっている会社もあるため、電話対応が負担となってしまうことがあります。
  • 終業直前、終業後
    日報の作成などで忙しい時間帯のため、電話に出てもゆっくりと話を聞く余裕がない可能性も。また、よほどの急用でない限り、終業後の営業電話は控えましょう。

担当者が不在の場合は在社時間を確認し、電話をかけ直すことを伝えておくことも大切です。

相手の基本情報を確認しておく

電話をかける前に、相手企業のサービスなど基本情報を確認しておくのもマナーです。相手のことを何も知らなければ、的外れな会話や質問をしてしまうかもしれません。すでに名刺を交換済みの場合は、相手の名前や役職などを事前に確認しておくことで、スムーズに対応できます。
また、相手の情報や、自社の製品、サービスがその企業にとってどのようなメリットとなるのかなど、ホームページなどで調べておくのもオススメです。話題作りにもなり、アポイントや契約につながる可能性も高まるでしょう。

断られても丁寧な対応を心がける

電話で断られたとしても、営業電話のマナーとして丁寧な対応を心がけたいですね。今後、相手の課題や状況が変わることも考えられます。再度提案するチャンスも残っているため、良い印象のまま電話を切ることが大切です。

先方が先に電話を切るまで待つ

一般的には電話をかけた方が先に切るのがマナーと言われていますが、ビジネスで取引先などに電話をかける際には、相手が電話を切るまで待つのがよいでしょう。特に営業電話は相手と初めて話す場合が多いため、失礼な印象を与えないように配慮したいですね。

営業電話のかけ方のコツ

新規営業を行う際は、相手がこちらの営業トークを最後まで聞いてくれるとは限りません。営業電話の成功率を高めるためには、どのような点に気をつければよいのでしょうか。ここからは、営業電話のかけ方のコツをわかりやすく解説していきます。

丁寧な言葉遣いで対応する

相手に良い印象を与えられるよう、丁寧な言葉遣いで電話対応しましょう。企業に電話する場合、相手の仕事中の時間を割いて話を聞いてもらいます。相手に対する気遣いや感謝の気持ちを伝えるためにも、敬意を持った話し方を意識したいですね。

話すトーンを意識する

話をする際の声質や声のトーンも、営業電話では重要です。突然の電話は、飛び込み営業と同じく相手に不信感を持たれることが多いでしょう。相手の信頼を得るためには、相手の状況や気持ちを理解し、落ち着いたトーンでゆっくり話すことが大切です。

雑談に時間をかけず、簡潔に話す

営業電話では、伝えるべき内容をできるだけ簡潔に話しましょう。雑談をしながら遠回りで話を進める営業マンもいますが、このような話し方は、話の本題が分からず相手を不安にさせてしまいます。雑談は手短にし、できるだけ端的に話を進めるとよいでしょう。

相手のことを知るための質問を大切にする

電話でのトーク中にあえて質問をすることも、営業電話において有効です。企業が抱える課題がより明確となるような質問をすることで、相手に対してベネフィット(利益)を伝えやすくなるでしょう。

他社事例を伝える

初めて話す相手の不安感を軽減するために、他社での導入事例を紹介するのもおすすめです。導入した際にどのようなメリットがあるのか具体的に想像しやすくなり、安心感につながります。また、他社での導入実績があることで相手からの信頼感を得やすくなるでしょう。

クロージングは相手に選択肢を用意しておく

クロージングの際は、こちらが提示する選択肢の中から相手に選んでもらうクローズド・クエスチョンを活用しましょう。例えば、アポイントの日程を決める場合、「月内でご都合の良いお日にちはいつですか?」ではなく、「火曜日と水曜日でしたら、どちらのご都合がよろしいでしょうか?」など、具体的な選択肢を用意しておくのがポイント。相手は与えられた選択肢の中から選ぼうと考えるため、アポイントを取れる確率が上がるでしょう。

営業電話が初めての人は知っておきたい!スキルアップの極意

新人の方や営業電話が苦手な方の中には、スキルアップの方法を知りたいと考える方もいるでしょう。営業研修の方法を検討中だという方もいるかもしれません。ここでは、電話営業のスキルを磨くための簡単な練習方法をご紹介します。

ボイスレコーダーを活用して練習する

ボイスレコーダーを使った練習方法は、営業電話の話し方を上達させるために有効です。具体的には、普段おこなっている営業電話のトークをボイスレコーダーに吹き込みます。録音した音声を再生すれば客観的に自分の声を聞くことができ、声のトーンや話し方など改善ポイントが見つかるでしょう。聞き取りやすく、安心感を与える話し方を意識して、繰り返し練習したいですね。

上手い人のトークを参考にする

電話営業が上手い人のトークを参考にするのも、スキルアップに有効な練習方法です。営業トークが上手い人の隣で、声のトーンや会話の進め方を実際に聞いてみましょう。さまざまなパターンの電話対応を聞くこともできるので、状況によって変わる会話の進め方などの応用も学べます。

社内でロールプレイングをする

先輩や同僚を相手に、社内で営業電話のロールプレイングを行うのも効果的です。さまざまなシチュエーションを想定し、繰り返し練習しましょう。お互いにフィードバックをし合うことで、社内全体のスキルアップにもつながります。

営業電話に対するモチベーションを保つ方法

営業電話で断られ、自分が否定されたように感じた経験を持つ方もいるのではないでしょうか。しかし、落ち込んだ気持ちを引きずったり、覇気のない声で次の企業に電話をかけるわけにはいきません。ここでは、自分で気持ちをコントロールし、営業電話に対するモチベーションを高く保つ方法を紹介します。

小さな成功体験を積み重ねる

モチベーションを保つ方法として、小さな成功体験を積み重ねることが挙げられます。例えば「今日は50件電話をかける」というような、達成がさほど難しくない目標を設定しましょう。たくさんの目標をクリアしていくことで、営業マンとしての自信につながるはずです。

適度なリフレッシュでストレスを発散する

タイミングを決めて休憩し、適度なリフレッシュでストレスを発散することも大切です。一定量の電話をかけ終えたときや厳しい断られ方をしたとき、単純作業になっていると感じたときなど、意識的に休憩を取るのがオススメです。業務にメリハリをつけて頭や体をリフレッシュし、モチベーションを保ちたいですね。

営業電話のコツを知って、トークスキルを磨こう

今回は、営業電話のコツやかけ方のポイントを具体的にご紹介しました。営業電話をかける際には、丁寧な話し方やかける時間帯を選ぶほか、トークスクリプトや営業リストを事前に準備することが大切です。営業電話のコツを身につけ、トークスキルを磨きましょう。