名寄せとは?Excelを使った方法やおすすめツールをわかりやすく紹介

「名寄せとは何か?」「名寄せ方法を知りたい」という営業担当者もいるのではないでしょうか。今回は、営業リストを作成する上で欠かせない「名寄せ」の意味や作業手順とともに、Excelを活用した方法や、おすすめのツールなどをわかりやすく紹介します。

目次

名寄せとは、同一データをひとつにまとめる作業のこと

名寄せとは、(複数の)データベースにある重複したデータを「一つにまとめる」作業のこと。具体的には、名前や住所、電話番号といった属性を見て、同一と判断した「企業」や「個人」を1つに統合する作業を言います。

企業が膨大な顧客データを扱っている「リスト」では、同じ人物や同じ企業などが、重複して存在しているケースが多々あります。そのようなリストデータを整理整頓し、効率的な営業活動につなげるためのプロセスが「名寄せ」です。

名寄せは、Excelやスプレッドシートのほか、専用ツールを用いて作業することができます。まずは、具体的な名寄せのメリットや名寄せ方法について見ていきましょう。

「名寄せ」が重要な理由。名寄せを行うメリットは?

営業リストなどの顧客データを活用するにあたって、なぜ名寄せが重要なのでしょうか。名寄せを行うメリットをわかりやすく紹介します。

効率的な営業活動ができる

顧客リストを名寄せすることで、効率的な営業活動が実現できるでしょう。仮にリストの名寄せを行わず、そのままのデータで営業活動をしてしまうと、以下のようなミスが起こる可能性が高くなります。

データ不備によるミスの一例
  • アポ取り電話を同じ企業に何度もかけてしまう
  • 同一企業に同じ内容のダイレクトメールを複数回送ってしまう
  • 既に商品の説明をした企業に、別の営業担当者が同じ商品を提案するアポ取り電話をかけてしまう

上記のようなミスは、顧客からの信用を失うだけでなく、誤った作業にかかる費用や工数の無駄が発生する要因となるでしょう。効率的な営業活動を行うためには、営業活動を行う前の「名寄せ作業」が重要なのです。

顧客に対して適切なアプローチができる

名寄せ作業は、顧客ニーズにあった適切なアプローチをするためにも重要です。適切に名寄せが行われていない場合、新しい情報の中に「古い情報」が混在してしまうことがあります

これが要因として起きるミス事例として、こちらから取り次ぎをお願いした相手担当者が、すでに異動してしまっていた、というケースが考えられます。

古い情報を参照したためにミス・トラブルが起きてしまった場合「情報共有のできていない会社だ」と、相手にネガティブな印象を持たれてしまうかもしれません。名寄せによる情報整備は、顧客に対して適切なアプローチを行うために必須のプロセスと言えるでしょう。

「名寄せ」に必要な4つのプロセス

名寄せは、「データの調査」「抽出」「クレンジング」「マッチング」という4つのプロセスを踏み、作業を行うのが一般的です。ここでは、これら4つのプロセスをくわしく解説します。

プロセス①対象データを調査し、名寄せの方針を決める

はじめに、名寄せしたいデータベース内にある各項目の入力状況を調べます。現状を把握し、入力状況に応じて最終的にどのような形に統一するのか、名寄せの方針を決めましょう

使いやすく精度の高い顧客リストを作るには、最終的なデータリストの項目やID付与のルールなどを、この段階でしっかりと決めることが重要になります。

プロセス②必要なデータを抽出する

プロセス①で決めた方針をもとに、名寄せをするために必要な項目を洗い出し、データベースから抽出します。このとき、複数のデータベースを統合する場合は、同一情報であっても、項目名に違いがあったり、入力形式が異なっていたりすることが想定されます。

同一情報の項目名が異なるケース
「会社名」「社名」「企業名」など

同一情報の入力形式が異なるケース
データベース①「住所」項目に全ての住所が記載されている
データベース②「都道府県」「市町村名」「番地」と項目名が分かれている 

データベースによって項目名が異なる場合は、同一情報であることを確認しながら作業を行いましょう。また、入力形式が異なる場合は、どちらの形式で抽出するか決める必要があります。このあとデータベースを整理する際の利便性を考えて選ぶとよいでしょう。

プロセス③データクレンジングを行う【一定の基準でデータを修正】

抽出したデータのクレンジングを行います。クレンジングとは、入力ミスや重複、表記ゆれなどを探して削除・修正することです。このプロセスでは、数字・空白は半角に、(株)は株式会社になど一定の基準で統一することがとても重要になります。

その中でも特に名寄せの作業を難しくしている要因が「表記ゆれ」といわれています。

典型的な表記ゆれの例

(例)・氏名(「山崎さん」と「山﨑さん」)
   ・会社名(「株式会社フロッグ」と「株式会社HRog」)
   ・住所(「1丁目2番3号」と「1-2-3」)

表記ゆれとは「同じことなのに表記が違っている現象」のことです。これは、社内や部内でルールを決めて表記を統一する必要があります。氏名や住所などは履歴を見て最新のデータに揃えましょう。
クレンジングのプロセスを怠ると、同じ属性の顧客データを同一のものとして特定することが難しくなってしまいます。名寄せの精度を下げないためにも、決めた基準に従って表記を統一することが重要です

プロセス④マッチングを行う【データ同士を結び付ける】

最後に、クレンジングしたデータにIDを付与してデータ同士のマッチングを行います。まとめたい項目に同一のIDを与えて結びつけ、データが重複していないかを確認していきましょう。

マッチングにより、データベース内に存在していた要素の「重複」を取り除き、同じ種類・属性として特定できるようになります。

Excel(エクセル)を使って名寄せをする方法

表計算ソフトの「Excel」を使って、名寄せをしたいと考えている営業担当者もいるのではないでしょうか。ここでは、Excelで名寄せをするメリットや、作業に便利な関数や機能などを紹介します。

Excelで名寄せをするメリット

Excelは多くの企業で導入されているため、コストがかからない点が一つのメリットとしてあげられます。また、使い慣れているので抵抗感なく使用でき、関数などを使えば効率的に作業できるのも特徴です。

管理している顧客データがそれほど多くなく、お金をかけて名寄せツールを導入するほどではないという場合にオススメの管理方法です。

名寄せをする際に使うと便利な「関数」や「機能」

Excelで名寄せを行う際に便利な関数や機能を作業別に紹介します。

「データを整理する」ときに使う関数や機能

データを整理したいときに使うと便利な関数です。特に名寄せのクレンジングの際に活用できます。データの入力ミスや不要箇所の削除、表記の統一を一括で行うことが可能です。

TRIM関数いらないスペースを削除する
ASC関数全角文字を半角にする
JIS関数半角文字を全角にする
TEXT関数日付データを文字にする
RIGHT関数、LEFT関数セルの一部の文字を抜き出す
CLEAN関数改行を削除する
CONCATENATE関数複数のセルをひとつのセルにまとめる

「データの絞り込みをする」ときに使う関数や機能

データの絞り込みをしたいときに使うと便利な関数や機能です。名寄せに必要な情報を選別する際に活用できます。

オートフィルタ機能・特定の条件を満たすデータを絞り込んで抽出する
・抽出したデータを名前や値の順に並べ替える、または、ランキングにする
・複数の条件で絞り込む
IF関数・オートフィルタ機能よりも細かな絞り込みをする
・この場合はA、この場合はBといった振り分けをする
例)取引価格が100万円以上→Aランク、100万円未満→Bランク など

「マッチングを行う」ときに使う関数や機能

最後に、絞り込んだデータをマッチングする際に使うと便利な関数が「VLOOKUP関数」です。「VLOOKUP関数」は、指定した検索方法で、それに対応するデータを取得できる関数で、名寄せのマッチング作業に必須と言えるでしょう。

VLOOKUP関数・特定のデータに対応する値を抽出する
例)顧客コード(ID)から氏名や住所などを抽出する など
・複数のExcelファイルから、一つのファイルに必要なデータを抽出する

「名寄せ」ができるおすすめツール5選

「自分で名寄せ作業する時間がない」「Excelの数式や機能が使いこなせない」という営業担当者もいるかもしれません。

特に名寄せの作業が初めての方は、何から進めればよいのか、名寄せをした顧客リストをどうやって活用するのかなど、疑問や不安もあるでしょう。名寄せを行う方法として、有料ツールを購入するという選択肢もあります

名寄せツールを購入する主なメリットは以下の通りです。

  • 作業時間を短縮できる
  • 作業するスタッフの人的コストを削減できる
  • 自社で作るより精度が高いデータ整備ができる
  • カスタマーサービスやサポートが充実している など

有料ツールを購入することで、データ整備にかけていた時間やコストを営業活動にシフトすることができます。有料ツールを活用し、出来るだけ効率化及びコストダウンを図ることも検討してみてはいかがでしょうか。

ここではおすすめの名寄せツールを5つ紹介します。なお、サービス内容は2021年8月20日時点の情報に基づきます。

名寄せツール①HRogクレンジング|10億件超の求人データと目視検査でサポート

主な機能
・データベースの診断
・対象データの決定
・データ補完調査
・データ補完
・クレンジング運用
費用
・単発プラン 初期費用10万円~
・スタンダードプラン 初期費用10万円~、月額1万円~
※費用はデータ件数により変動

HRogクレンジングは、10億件超の求人データと目視検査による法人データクレンジングサービスです。独自にクローリングした求人情報を元に名寄せを行い、必要な情報を補完します。

データは毎週更新しています。社名変更にも対応した法人番号の付与し顧客IDとの結びつけも可能。一度クレンジングしたデータを綺麗に保ち続けるために、運用までをサポートしています。

HRogクレンジングの見積もり依頼フォームはこちら

(参考:『HRogクレンジング (フロッグクレンジング) 』)

名寄せツール②Precisely Trillium|世界2,000ユーザーの実積を誇るサービス

主な機能
・データ分析機能
・データクレンジング・マッチング機能
・API、各種コネクション機能
費用
要問合せ

Precisely Trilliumは、米国Preciselyのデータクレンジング・名寄せを行うツールです。大規模データの統合で発生する「データ表記の不統一」問題を効果的に解消するサービスで、世界で約2,000ユーザー、日本においても約250ユーザーの実績があります。

さまざまなデータのクレンジング・名寄せ・統合が可能で、企業の基盤となる精度の高いデータコンテンツを提供しています。名寄せの条件を自由に設定できるため、自社の業務内容に合わせた名寄せ条件が選択できることも大きな特徴です。

(参考:『Precisely Trillium』)

名寄せツール③Valu∞|自社開発の高速データベースによる一括処理が魅力

主な機能
・データクレンジング
・名寄せ統合
・コンポーネント&フロー
費用
要問い合わせ
※契約プランや処理件数により異なる。

Valu∞(バリューインフィニティ)は、日本ソフト販売株式会社が提供するデータクレンジング・名寄せによる顧客整備サービスです。

誤表記、表記のゆれ、重複などを検出し、最新化や正規化、名寄せや統合をおこない、精度の高い顧客データを提供します。自社開発の高速データベースによる一括処理をおこなうことで、業務への影響を最小限に抑えながら精度の高いデータクレンジングを実現する点が特徴です。システムを利用できる短期プランから、データを預けて処理を任せるお預けプランまで、自社の形態に合わせて選べます。

(参考:『Valu∞(バリューインフィニティ)』)

名寄せツール④ユーソナー(uSonar)|顧客のあらゆる情報を名寄せする統合ツール

主な機能
・データクレンジング
・略称名・誤記名を正式名称に転換
・ 法人企業の系列情報を最新の系列情報に転換するデータ処理
費用
要問合せ

ユーソナー(uSonar)は、株式会社ランドスケイプが提供する顧客データを統合・一元化できるツール(Customer Data Platform )です。

各企業の中に眠る数々の顧客データを正確にまとめ、データの重複や漏れを防ぐだけではなく、常に最新の情報に保ちます。名寄せを行うツールには「超名寄せ」があります。一般的な処理以外に目検部隊による目視検査、電話番号の使用状況や地図情報から判別する居住確認チェックなど独自のサービスが特徴です。

(参考:『ユーソナー(uSonar)』)

名寄せツール⑤Realize|目的にあわせた品質の高い名寄せができる

主な機能
・データクレンジング
・名寄せ
費用
要問合せ

リアライズは、データマネジメントの専門会社です。リアライズの名寄せは、実データをサンプリングして名寄せを行い、その結果をもとにクライアント独自の名寄せルールを構築していきます。

名寄せの目的を明確にし「名寄せ判定ルール」を作ることから始め、目的の達成に必要な名寄せ範囲を特定することで高品質で無駄のない名寄せを行えるのが特徴です。

ツールの特徴を熟知したスタッフが、確立された手順に基づき対応し精度の高いデータを比較的スピーディに提供することが可能です。ツールによる名寄せと、人間による名寄せを組み合わせることで高い品質の名寄せを実現しています。

(参考:『Realize』)

名寄せされた「営業リスト」を購入できるツール4選

リスト提供ツール①HRogリスト|人材業界専用の価値あるリストが魅力

提供サービス
・リスト作成ツール
・リスト納品
料金体系
・初期費用10万円
・月額3万円~※6ヶ月以上の契約で初期費用無料
データ項目例
・企業名
・所在地
・電話番号
・企業情報
・求人内容
・求人出稿状況など
データ取得方法
・求人サイト100媒体以上
データの鮮度
・毎週更新

HRogリストは、人材業界でのシェアNo.1の求人企業リストサービスです。Webサイト上から最新の求人情報を収集し、「鮮度」と「確度」の高いリストを提供します。

企業が求人広告にかけた「出稿予算」や目視による「精度の高いデータ」など、他社リストにはない独自データが充実しているのも特徴です。

データ提供形式は、要望に合わせたリストを提供する「ファイル納品」と、新着求人を簡単にリストアップできる「リスト作成ツール」の2種類。リスト納品サンプルデータのほか、リスト作成ツールの1ヶ月無料トライアルがあります。

HRogリストの無料お試し 申込フォームはこちら

(参考:『HRogリスト (フロッグリスト) 』)

リスト提供ツール②Urizo|重複データを自動整理できるリスト作成ツール

提供サービス
・リスト作成ツール
料金体系
・初期費用5,500円
・月額6,578円〜
データ項目例
・会社名
・業種
・住所
・電話番号
・メールアドレス
・従業員数
・資本金など
データ取得方法
・iタウンページなど30以上のサイトから、プランによって異なる
データの鮮度
・リアルタイム収集

Urizoは、企業情報1件あたり0.8円~という低コストで、インターネット上の最新情報を自由に収集できるリスト作成ツールです。ツール内で企業情報が重複した場合、電話番号をもと基に自動で整理し、2件ではなく1件としてカウントする「重複名簿自動整理機能」が付いています。

リストの作成方法は、業種・地名などのさまざまな条件を指定するだけなので、営業担当者がパソコン初心者であっても簡単に操作できます。

(参考:『Urizo(ウリゾウ)』)

リスト提供ツール③ラクリス|電話番号から名寄せしたリストを提供

提供サービス
・リスト作成ツール
料金体系
・従量プラン:会費10,000円(申込時)+5円/件
・定額プラン:一括料金30,000円
・月額プラン:(初期費用)10,000円+(月額費用)10,000円~
データ項目例
・電話番号
・FAX番号
・URL
・代表者名
・従業員数
・設立年月・売上 など
データ取得方法
・電話帳、求人、ショッピング、飲食、美容、不動産、旅行の7ジャンル50サイト
データの鮮度
・24時間365日独自のクローラーが情報を収集

ラクリスは、法人営業で顧客開拓をする際の便利ツールとして、営業リスト作成ツール(クラウドサービス)を提供しています。電話番号をキーとして名寄せができる特徴があります(一顧客が複数の電話番号を所有している場合には重複する可能性あり)。

求人サイトやショピングサイトなど7ジャンル50サイトから顧客を選別できるほか、独自のクローラーが常に最新情報を収集しているため、鮮度の高い情報を得られるでしょう。

「確度の高い営業リストの作る」という点に重きを置いたサービスで、「Web露出の少ない企業を絞り込める」「複数サイトの情報を合成できる」といったメリットもあります。

(参考:『ラクリス』

リスト提供ツール④FORCAS|営業をサポートする顧客戦略プラットフォーム

提供サービス
・プラットフォーム提供
料金体系
・固定月額制※要問合せ
データ項目例
・売上高
・住所
・WebサイトURL
・従業員数
・法人番号
・上場/非上場
・拠点数 など
データ取得方法
・上場企業、非上場企業、スタートアップを網羅した150万社以上の企業情報
データの鮮度
・不明

FORCASは、150万社以上の企業データベースをもつ顧客戦略プラットフォーム提供会社です。データ分析に基づいて受注可能性の高いアカウントを予測し、より効率的な「ABM(アカウント・ベースド・マーケティング)」を実現します。

サービス内で、リスト作成とデータアップロードによる名寄せの両方が可能です。リスト作成においては、通常の企業情報以外にも、「高成長」「働き方改革推進」といったより細かい企業情報を付与できるのが特徴です。名寄せ機能は、Excelに企業名やURLドメインなどの情報を記入しアップロードすれば、自動的に名寄せを行えるという特徴があります。

(参考:『FORCAS』)

有料リストを提供するサービスと購入時のコツが知りたい方はこちら

名寄せの意味や方法を理解して、効率的な営業活動を可能にするリストをつくろう

名寄せとは何か、意味や作業方法、おすすめツールなどを紹介しました。効率的な営業活動を行い、成果を上げるためには顧客リストの「名寄せ」作業が欠かせません。名寄せを行った質の高い顧客リストを活用して、営業成果アップを目指しましょう。