「前の担当者の方がよかった…」とは言わせない!案件引継ぎ時のチェックポイントとは

3月・4月は部署異動や新入社員の入社など、担当している業務の変更が多い時期です。そのため、新たな業務の引継ぎが増える方も多いでしょう。求人広告営業の引継ぎで一番大変なことは、クライアントの引継ぎです。

特に前任者の売上が良かったり、クライアントと信頼関係が築けていたりすると、後任になる方は誰もがプレッシャーを感じます。クライアントから「前の担当者の方が良かった…」と言われないようにするためには、前任者からの引継ぎをしっかり行うことが重要です。

この記事では、案件引継ぎのポイントを説明します。これから引継ぎをする方も、受ける方もチェックしてみてくださいね。

案件引継ぎのときに起こりがちなトラブルとは?

まず案件引継ぎのときに起こりがちなトラブルについて説明します。起こりうるトラブルを事前に洗い出し、トラブルを未然に防ぎましょう。

前担当者が築いた信頼関係が崩れる

案件を引き継ぐ際に起こるトラブルの一つに、前担当者が築いた信頼関係が崩れてしまうということがあります。そのような事態を防ぐため、後任の担当者ができることは二つあります。

①前任者とクライアントの関係を徹底的に把握する
「前の担当者の方が良かった…」と言うクライアントの本心は、前の担当者とは信頼関係が構築できてたのに、新しい担当者とは信頼関係が構築できていないという点にあります。なるべく早く信頼関係を構築するために、まずはクライアントのことを徹底的に把握しましょう。

具体的には、以下のことを確認しましょう。

  • 請求書や訪問時の議事録などを確認する
  • 過去の取引内容や先方の課題を把握する
  • クライアントの人となり(性格、趣味、家族構成など)を知る

このように前任者が知りうる情報を全て引き継いてもらうことが、クライアントの関係を継続させるために重要になります。

②案件引継ぎのタイミングでミスを起こさないようにする
「会社名を変更するのを忘れて資料を使い回しているのを知られてしまう」「見積の金額が間違っている」などといったミスは、クライアントとの信頼関係を大きく損ねてしまう危険があります。特にそのようなミスが案件引継ぎ時に起こると、「次の担当者は信頼できない」と思われてしまうかもしれません。

クライアントと信頼関係を築くためにも、案件引継ぎ時こそ丁寧なチェックを心がけましょう。

契約内容を把握できなくなってしまう

引継ぎが行われる理由の一つに、前任者の退職があります。

もし社内に前任者がいれば引継ぎの後も前任者に質問することができますが、退職してしまった場合は前任者へ確認するのが難しくなります。その結果、引き継いだクライアントの契約内容を把握できなくなってしまう可能性があります。

そのようなトラブルを防ぐためには、クライアントとのやりとりや契約内容をきちんと書面やデータとして残し、顧客情報が属人化しない体制づくりをする必要があります。

また案件を引継いだ際には、前任者とクライアントの関係の中で記録上には残っていないさまざまな交渉が行われている場合があるということを頭の片隅に置いておきましょう。

案件引継ぎ手順とポイント

次に、案件の引継ぎ手順とポイントを説明します。引継ぎは時間があればあるほど、しっかりとした引継ぎができます。案件引継ぎが決まった段階で引継ぎ内容の確認を始めましょう。

案件引継ぎスケジュールを立てる

引継ぎをする場合、引継ぎができる最終日を確認したうえで、案件を引き継ぐスケジュールを立てましょう。

  • 案件の引継ぎ内容とボリューム
  • クライアントの契約更新のスケジュール
  • 後任の担当者スケジュール

を確認したうえで、クライアントと後任の担当者双方にとって無理のない引継ぎスケジュールを立てましょう。後任者もスケジュールを確認し、無理のないスケジュールかどうかを確認してください。

引継ぎ書の作成

スケジュールを立てた後は、前任者に引継ぎ書を作ってもらいましょう。

  • 担当者の名前とミッション
  • 企業規模・業種などの基本情報
  • クライアントの採用課題
  • 組織図
  • 契約内容

など、普段であれば口頭で伝えられるような内容でも細かに記録として残すよう心かげて引継ぎ書を作成しましょう。前任者に任せきりは危険です。また引継ぎ書が完成したら、内容に不足がないか一度上司など第三者にも確認してもらいましょう。

前任者が作った引継ぎ書を確認しながら、分からないところをどんどん質問していくことでより良い引継ぎ書になります。

前任者と一緒に挨拶回り、業務を行う

引き継ぎの最終段階では、前任者と一緒にクライアントへ挨拶周りを行います。またスケジュールに余裕がある場合には、一通りの業務を前任者と一緒に行いながら気になることをどんどん質問しましょう。

前任者と一緒に挨拶することで、クライアントも安心して後任者を受け入れることができます。引継ぎに時間がないと、引継ぎをメールで終わらせてしまうケースが多くありますが、できる限り引継ぎの挨拶は対面でできるよう調整してください。

まとめ:案件引継ぎは売上UPのチャンス

案件の引継ぎのタイミングは売上UPのチャンスです。前任者では気づけなかったクライアントの要望に気づいたり、クライアントに新しいサービスを紹介できるタイミングでもあります。

また引継ぎの機会に自分の業務の整理を行うことで、業務に余裕ができる場合もあるでしょう。もし余裕ができた場合は、積極的に新規開拓を行うチャンスです。HRogリストを使ってさらに売上UPを狙いましょう。

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(八尋ハンナ)