テレアポで受付突破するための効果的なフレーズやコツを紹介

テレアポ(電話営業)で思うように受付突破が出来ず、悩んでいる営業担当者も多いのではないでしょうか。今回は、テレアポで受付突破率を上げるためのコツや、具体的なフレーズをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

テレアポで受付突破できない要因と対処法

テレアポで受付突破できない原因にはどこにあるのでしょうか。まずは、テレアポで受付突破できない要因と対処法を、外部要因と内部要因に分けて解説します。

外部要因

テレアポで受付突破できない主な理由として、次のようなケースが考えられます。

・サービスや商品に関わらず、営業電話を断るように指示されている
・すでに同じような商品・サービスを利用しており、はなから営業を受ける気がない

この2つの要因について順に対処法を見てみましょう。

営業電話は断るように指示が出されている

テレアポで受付突破できない要因として、営業電話を断るように上司から指示が出されているケースがあります。企業によっては毎日何十件もの営業電話を受けることもあり「全てを取り次いでいては業務に支障がでる」と判断した場合に、そのような対応をとられることが多いでしょう。

このようなケースで担当者と話をするには、営業時間後や始業前の時間帯など、あえて受付のいない時間帯を狙って電話をするのも選択肢の一つです。時間を工夫することで、現場に出ている社長や担当者と直接話ができる機会を得られるかもしれません。

またコロナ禍では多くの会社がリモートワークで仕事をしているため、電話を取り次ぐハードルは高くなっています。だからこそ「この電話は取り次がなければいけない」と思われるためのトークを練りましょう。

すでに同じような商品・サービスを扱っている

テレアポ時に、同じような商品・サービスを扱っている理由で断られる場合、まずは電話の内容に興味を持ってもらうことが重要となります。まずは今抱えている課題をヒアリングし、話を聞いてもらえる場合は、課題解決や提案できることがあると伝えましょう。受付担当者にメリットが伝われば、担当者に取り次ぎを行ってくれる可能性が高まります。

内部要因

受付突破できない原因として、テレアポトークに何らかの問題がある場合も考えられます。どのようなテレアポトークが受付突破できない要因となるのか、対処法とあわせてご紹介します。

テレアポをしている営業担当者の印象が悪い

電話を掛けた際に「えー」「あのー」などの言葉が多く、丁寧な言葉遣いが出来ていないと「電話での会話が上手でない」「電話のマナーが良くない」と受付担当者に悪い印象を与えてしまいます。一度印象を悪くすると、そこから印象を良くしていくのは難易度が高く、担当者への取り次ぎは困難になってしまうでしょう。

話し方や声のトーンも受付突破に影響するため、丁寧な言葉遣いでハキハキと簡潔に話すことが重要です。

テレアポをしている営業担当者の話が分かりづらい

断られたくないとの思いから「専門用語を使って長々と自社商品のよさを説明する」「結論を先延ばしにしてダラダラと話をしてしまう」といったことは、テレアポの失敗例としてよくあるケースです。このような話し方は、受付担当者に話の内容が理解しにくいと思われ、悪い印象を与えてしまいます。

受付突破率を上げるには、結論を先に述べることや、営業先にどうのようなメリットがあるのか短い言葉・トークで伝えきることを意識したいですね。

テレアポで受付突破するための効果的な3つのフレーズ

受付突破をするには、具体的にどのようなフレーズを意識して使うと良いのでしょうか。ここでは、テレアポ時に効果的なフレーズを3つご紹介します。

受付突破フレーズ①「〇〇様をお願いいたします」

テレアポ時に取り次ぎをお願いする際は「社長」「ご担当者様」などと役職で呼ぶのではなく、あらかじめ名前を確認し、「〇〇様」と名指しするのが効果的です。webサイトやSNSなどに情報が載っているケースもあるので、可能な限り代表者やキーパーソンの個人名をリサーチしておきましょう。

受付突破フレーズ②「少しだけお時間よろしいでしょうか? すぐ終わりますので!」

テレアポの際には、冒頭に簡単に「お時間少しだけよろしいでしょうか」「お時間数分だけよろしいでしょうか」と伝え、相手の了承を得ることもポイント。ただしそれだけを伝えると「忙しいので…」と断られやすくなることもあるため、「すぐに終わりますので」と間髪入れずに伝えることで相手の了承を得やすくなり、話を最後まで聞いてもらえる可能性が高まります。

受付突破フレーズ③「○○についてお伺いしたいことがありまして」

営業電話の中で「お伺いしたい」というワードは幅広く使える言葉です。あからさまに顧客からの問い合わせを装う話し方は避ける必要がありますが「検討の余地があるかお伺いする」「ニーズの有無をお伺いする」など、さまざまな場面で活用できるでしょう。このワードを上手に使って、担当者へと繋いでもらうための道筋を組み立てたいですね。

テレアポで受付突破率を上げる5つのコツ

テレアポで受付突破率を上げるためには、トークの際にどのようなことを意識するとよいのでしょうか。ここでは、受付突破率を上げるためのコツを5つご紹介します。

受付突破のコツ①既存客と同様の声量・トーンで話す

テレアポをする際は「既存のお取引企業の担当者と電話をするときのトーン・声量」を意識し、自身が思っているよりも、トーン・声量をあげることがポイントです。せっかく良いサービス・商品があっても、申し訳ない気持ちが先行して声のトーンや声量が下がってしまっては、相手の信頼を得ることは難しいでしょう。テレアポはトークの内容だけでなく「声」についても意識を向けることが大切です。

受付突破のコツ②丁寧な言葉遣いをする

テレアポ営業で受付突破をするには、丁寧な言葉遣いが必須です。加えて、落ち着いてゆっくりと話す事で、相手が聞き取りやすくなり、好印象を与えることができます。ボイスレコーダーなどを使って自分のトークを録音してみると、客観的に話し方をチェックでき、改善につながるでしょう。

受付突破のコツ③電話の目的を簡潔に伝える

電話の要件が何かを簡潔に伝えることも、テレアポトークのポイントです。テンポよく、短いフレーズを使って具体的に要件を伝えましょう。メリットを伝える際には、できるだけ具体的な数字を取り入れると、話の信憑性や具体性が増し、相手の信頼を得やすくなります。

受付突破のコツ④客観的な情報でペルソナ設定をしておく

受付突破のためには、提案する商品・サービスの典型的な顧客像である「ペルソナ」を設定することが大切です。ペルソナ設定の際には既存顧客の特徴を調べて、会社の業種や規模、組織のミッションや課題などを洗い出しましょう。可能な限り詳細に分析を行うと、テレアポ時に役立ちます。

ターゲットが明確になることで、顧客に対してより具体的に自社サービス・商品の有効性をアピールでき、的確なアプローチが可能となるでしょう。

受付突破のコツ⑤トークスクリプト(台本)を用意しておく

テレアポを行う際には、想定される質問への回答を準備しておくことも、受付突破率を上げるポイントです。相手からの質問に即答できなかったり、フリーズしてしまったりすると、相手が電話を切る口実になってしまうためです。

事前に想定される質問への回答を用意しておくほか、過去にされた質問へのベストな回答をテレアポ後に考え、メモをしておくなどの積み重ねを大切になるでしょう。

受付突破のコツ⑥過去のテレアポデータを分析する

テレアポで受付突破率を上げていくためには、これまでのテレアポデータを記録して分析しましょう。受付担当者の名前、担当部署の担当者、話をした内容をしっかりとデータに残しておくことが大切です。電話をかけた日付やトーク内容などをメモしていけば、今後のテレアポでの大きな武器となるはずです。

(関連記事:テレアポ営業のコツ。やり方の極意やテクニックを詳しく紹介

受付突破が難しいとき、次につなげるトークのポイント

受付突破がどうしても難しいときもあります。そのような時に、次につなげるためのポイントを解説します。

良い印象を与えて電話を切る

テレアポの際には、受付担当者に最後まで良い印象を与えられるよう意識しましょう。企業によっては、異動などで半年ごとに担当者が変わることもあり、そのタイミングで同じ企業に再アプローチできることもあります。過去に断られた先でも成約につながる可能性があるため、常に印象良く電話を終えることが大切です。

資料送付の許可をもらう

テレアポの受付突破が難しい場合には、資料送付の許可をもらうという方法も検討しましょう。資料を見てもらえるだけでなく、資料送付後に「お送りした資料の件について、〇〇様におつなぎいただけるでしょうか」と再度アプローチすることもできます。

資料送付の際に、担当者名を聞きだせる可能性も高まるため、次につなげるための有効な手段と言えるでしょう。

受付突破率を上げるには、質の高い営業リストも重要

テレアポではトークスキル以上に、「どの企業に電話を掛けるか」で受付突破率やアポ獲得率が左右されます。テレアポリストの数が多くても、質の低い情報ばかりでは結果が付いてきません。しっかりとターゲット選定をした、ニーズのある見込み客に架電することが重要です。人材サービスの場合は、HRogリストで採用ニーズのある企業がリストアップできます。

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テレアポに効果的なフレーズを使い、受付突破率を上げよう

テレアポ(電話営業)で受付突破に悩む場合は、上手くいかない要因を探り対処法を検討することが大切です。効果的なフレーズを使うなどテレアポトークのコツを知って練習することや、質の高いテレアポリスト(営業リスト)にこだわることも重要なポイントと言えるでしょう。テレアポスキルを身に付け、受付突破率を上げましょう。