テレアポで受付突破するための効果的なフレーズやコツを紹介

テレアポ（電話営業）は、BtoB営業において重要なマーケティング施策のひとつですが、受付突破の壁にぶつかり、悩んでいる営業マンも多いのではないでしょうか。今回は、テレアポで受付突破率を上げるコツや、具体的なフレーズの内容をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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テレアポで受付突破できない要因と対処法

新規開拓に有効なテレアポは、BtoB営業（法人営業）を行う営業マンにとって重要な業務の一つでしょう。なかなかテレアポで受付突破できない場合、何が原因なのか悩んでいる担当者もいるかもしれません。まずは、テレアポで受付突破できない要因と対処法を、外部要因と内部要因に分けて解説します。

外部要因

営業マンがテレアポで受付突破できない主な理由には、次のようなケースが考えられます。

テレアポの受付突破を阻む、上記2つの要因について対処法を見てみましょう。

営業電話は断るように指示が出されている

テレアポの際に受付突破できない要因として、営業電話を断るように上司から指示が出されているケースがあります。企業によっては毎日何十件もの営業電話を受けることもあり「全てを取り次いでいては業務に支障がでる」と判断した場合に、そのような対応をとられることが多いでしょう。

このようなケースで営業マンが担当者と話をするには、営業時間後や始業前の時間帯など、あえて受付のいない時間帯を狙って電話をするのも選択肢の一つです。時間を工夫することで、現場に出ている社長や担当者と直接話ができる機会を得られるかもしれません。
またコロナ禍では多くの企業がリモートワークで仕事をしているため、電話を取り次ぐハードルは高くなっています。だからこそ「この電話は取り次がなければいけない」と思われるためのトークを練りましょう。

すでに同じような商品・サービスを扱っている

テレアポ時に、同じような商品・サービスを扱っている理由で断られる場合、まずは電話の内容に興味を持ってもらうことが重要となります。
まずは今抱えている課題をヒアリングし、話を聞いてもらえる場合は、課題解決や提案できることがあると伝えましょう。受付担当者にメリットがある内容だと伝われば、担当者に取り次ぎを行ってくれる可能性が高まります。

内部要因

営業マンが受付突破できない原因として、テレアポトークに下記のような問題がある場合も考えられます。

上記2つの要因についても、受付突破をするための対処法をご紹介します。

テレアポをしている営業担当者の印象が悪い

電話を掛けた際に「えー」「あのー」などの言葉が多く、丁寧な言葉遣いが出来ていないと「電話での会話が上手でない」「電話のマナーが良くない」と受付担当者に悪い印象を与えてしまいます。

一度印象を悪くすると、そこから印象を良くしていくのは難易度が高く、担当者への取り次ぎは困難になってしまうでしょう。話し方や声のトーンも受付突破に影響するため、丁寧な言葉遣いでハキハキと簡潔に話すことが重要です。

テレアポをしている営業担当者の話が分かりづらい

受付で断られたくないとの思いから、営業マンが「専門用語を使って長々と自社商品のよさを説明する」「結論を先延ばしにしてダラダラと話をしてしまう」といったことは、テレアポの失敗例としてよくあるケースです。
このような話し方は、受付担当者に話の内容が理解しにくいと思われ、悪い印象を与えてしまいます。受付突破率を上げるには、結論を先に述べることや、営業先にどうのようなメリットがあるのか短い言葉・トークで伝えきることを意識したいですね。

テレアポで受付突破するための効果的な3つのフレーズ

受付突破をするには、具体的にどのようなフレーズをトークに用いると良いのでしょうか。ここでは、テレアポ時に効果的なフレーズやトーク内容をご紹介します。

受付突破フレーズ①「〇〇様をお願いいたします」

テレアポ時に取り次ぎをお願いする際は「社長」「ご担当者様」などと役職で呼ぶのではなく、あらかじめ名前を確認し、「〇〇様」と名指しするのが効果的です。webサイトやSNSなどに情報が載っているケースもあるので、可能な限り代表者やキーパーソンの個人名をリサーチしておきましょう。

受付突破フレーズ②「少しだけお時間よろしいでしょうか？ すぐ終わりますので！」

テレアポの際には、冒頭に簡単に「お時間少しだけよろしいでしょうか」「お時間数分だけよろしいでしょうか」と伝え、相手の了承を得ることもポイント。ただし、それだけを伝えると「忙しいので…」と断られやすくなることもあります。「すぐに終わりますので」と間髪入れずに伝えることで相手の了承を得やすくなり、話を最後まで聞いてもらえる可能性が高まるでしょう。

受付突破フレーズ③「〇〇についてお伺いしたいことがありまして」

営業電話のトーク中に「お伺いしたい」というワードは幅広く使える言葉です。あからさまに顧客からの問い合わせを装う話し方は避ける必要がありますが「検討の余地があるかお伺いする」「ニーズの有無をお伺いする」など、さまざまな場面で活用できるでしょう。このフレーズを上手に使って、担当者へと繋いでもらうための道筋を組み立てたいですね。

テレアポで受付突破率を上げる5つのコツ

テレアポで受付突破率を上げるためには、トークの際に何を意識するとよいのでしょうか。ここでは、受付突破率を上げるためのコツを5つご紹介します。

受付突破のコツ①既存客と同様の声量・トーンで話す

テレアポでトークをする際は「既存のお取引企業の担当者と電話をするときのトーン・声量」を意識することがポイントです。せっかく良いサービス・商品があっても、申し訳ない気持ちが先行して声のトーンや声量が下がってしまっては、相手の信頼を得ることは難しいでしょう。テレアポはトークの内容だけでなく「声」についても意識を向けることが大切です。

受付突破のコツ②丁寧な言葉遣いをする

テレアポ営業で受付突破をするには、丁寧な言葉遣いが必須です。加えて、落ち着いてゆっくりと話す事で、相手が聞き取りやすくなり、好印象につながります。ボイスレコーダーなどを使って自分のトークを録音してみると、客観的に話し方やトーク内容をチェックでき、改善につながるでしょう。

受付突破のコツ③電話の目的を簡潔に伝える

電話の要件が何かを簡潔に伝えることも、テレアポトークのポイントです。テンポよく、短いフレーズを使って具体的に要件を伝えましょう。受付担当者にメリットを伝える際には、できるだけ具体的な数字を取り入れると、話の信憑性や具体性が増し、相手の信頼を得やすくなります。

受付突破のコツ④客観的な情報でペルソナ設定をしておく

提案する商品・サービスの典型的な顧客像である「ペルソナ」を設定することもテレアポで受付突破をするために大切です。ペルソナ設定の際には既存顧客の特徴を調べますが、BtoB営業（法人営業）の場合は、企業の業種や規模、組織のミッションや課題などを洗い出しましょう。可能な限り詳細に分析を行うと、テレアポ時に役立ちます。

ターゲットが明確になることで、顧客企業に対してより具体的に自社サービス・商品の有効性をアピールでき、的確なアプローチが可能となるでしょう。

受付突破のコツ⑤テレアポデータを記録・分析する

テレアポで受付突破率を上げていくためには、これまで行ったテレアポデータを記録して内容を分析しましょう。具体的には、以下のような情報を記録しておくと分析に役立ちます。

テレアポで話をした内容は、しっかりとデータに残すことが大切です。電話をかけた日付やトーク内容などをメモしておくことで、同じ内容の話や質問をしてしまうといったミスを防げます。

また、顧客情報を一元化できる顧客管理システム（CRM）を導入している場合は、テレアポ管理にも積極的に活用しましょう。テレアポで獲得した確度の高い見込み顧客のリストを営業部門に共有したり、マーケティングに活かしたりすることが可能です。異動による引き継ぎの手間も省けるでしょう。

テレアポの受付突破に使えるトークスクリプトの作り方とコツ

テレアポを行う際に、話す内容や想定される質問への回答などをトークスクリプト（台本）として準備しておくことも、受付突破率を上げるポイントです。緊張して話す内容を忘れてしまったり、相手からの質問に即答できなかったりすると、相手が電話を切る口実にもなってしまいます。そうならないためにも、以下の基本的な項目については事前にトークスクリプトを作成することをおすすめします。

トークスクリプトを作成するにあたっては、事前に想定される質問への回答を用意しておくほか、過去にされた質問へのベストな回答を考えるなどの積み重ねも大切になるでしょう。トークスクリプトが手元にあることで、「ここはゆっくり話そう」「ここは強調しよう」という会話の細かいニュアンスにも配慮できる余裕が生まれるので、相手にもよい印象を与えられます。

しかし、担当者がいくら頑張っても、受付突破が難しいときもあるでしょう。そのような時に、次につなげるための一手として使えるトークスクリプト作成のコツを紹介します。

良い印象を与えて電話を切る

テレアポの際には、受付担当者に最後まで良い印象を与えられるよう意識しましょう。企業によっては、異動などで半年ごとに担当者が変わることもあり、そのタイミングで同じ企業に再アプローチできることもあります。過去に断られた先でも成約につながる可能性があるため、常に印象良く電話を終えることが大切です。上手くいかなかった場合の話の終わらせ方も、スクリプトとして作っておくことをおすすめします。

資料送付の許可をもらう

テレアポの受付突破が難しい場合には、資料送付の許可をもらう方法も検討しましょう。資料を見てもらえるだけでなく、資料送付後に「お送りした資料の件について、〇〇様におつなぎいただけるでしょうか」と再度アプローチすることもできます。企業へ資料を送付する際に、担当者名を聞きだせる可能性も高まるため、次につなげるための有効な手段と言えます。資料送付の許可をもらうためのトークスクリプトも作成しておくとよいでしょう。

受付突破率を上げるには、質の高い営業リストも重要

テレアポではトークスキル以上に、「どの企業に電話を掛けるか」で受付突破率やアポ獲得率が左右されます。テレアポリストの数が多くても、質の低い情報ばかりでは結果が付いてきません。

BtoB営業（法人営業）ではしっかりとターゲット選定をした、ニーズのある見込み客に架電することが重要です。人材サービスの場合は、HRogリストで採用ニーズのある企業がリストアップできます。

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テレアポに効果的なフレーズを使い、受付突破率を上げよう

BtoB営業におけるテレアポ（電話営業）で、受付突破がなかなかできずに悩む営業マンもいるでしょう。受付突破のためには、テレアポが上手くいかない要因を探り、対処法を検討・実践することが大切です。効果的なフレーズを使うなどテレアポトークのコツを知って練習することや、質の高いテレアポリスト（営業リスト）にこだわることもポイント。テレアポスキルを身に付け、受付突破率を上げましょう。