イケてる営業マンは進捗管理が得意！進捗管理のコツとは？

あまりにも案件数が増えると「これ以上は仕事を抱えられない…。」と思い、売上が上がることを素直に喜べない方もいるかと思います。

営業マンは、売上が上がればあがるほど、仕事が増えてしまいます。そのため、増えた仕事を「どう回すか」が重要です。

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どんどん売上を上げている営業マンに対して、「なぜ複数のプロジェクトを回せてるんだ？」と不思議に思うことはありませんか？　実は、イケてる営業マンは進捗管理が得意です。

仕事を抱えすぎて、スケジュール通りに仕事を進められず困っている方向けに以下の3つについてご説明します。

• 進捗管理とは？
• 進捗管理のコツ
• 進捗管理のおすすめツール

進捗管理は少しコツをつかむことで誰でもできるようになります。

進捗管理とは？

進捗管理とは、一つのプロジェクトをスケジュール通りに進めることです。

プロジェクトに大小はありません。大きいプロジェクトであっても小さいプロジェクトであっても、進捗管理は必要です。

例えば求人広告の掲載を1つのプロジェクトと考えた場合、

1. 取材
2. 初稿提出
3. 修正
4. 最終確認、入稿
5. 公開

という流れです。最初クライアントから依頼を受けた段階で「5.公開」の日程が決まります。プロジェクトのゴールは、決められた公開日に求人広告を公開することです。遅れずに求人を公開するために逆算をして1から4の日程を決めます。

全ての仕事を一人で完結できるのであれば、少しの遅れを気合いで乗り切ることができるかもしれません。

しかし複数の方が関わるプロジェクトであった場合、一人が遅れるとその次の方の仕事に支障が出ます。そのため、あらかじめプロジェクトのスケジュールを決め、関わる人にスケジュールを共有しておくことが重要です。

進捗管理とは、スケジュール通りに仕事を進めるために必要なスキルです。

進捗管理のコツ

進捗管理をスムーズに行うためにはコツがあります。ここでは進捗管理のコツについてご紹介します。

タスクの細分化

一つ目は「タスクの細分化」です。

例えば先ほど例に出した1.取材という業務があります。これを一つのタスクにまとめてしまうと、取材がどこまで進んでいるのか進捗状況を把握することができません。

写真もオフィスの写真・社員の写真などいくつかの写真が必要になるはずです。提出済みの写真と未提出の写真を把握するためにも、「写真」という大きなタスクにするのではなく、「オフィスの写真」「社員の写真」など細分化しましょう。

時間管理

二つ目は「時間管理」です。

進捗管理をする目的は決められた期限に納品することです。そのために、本来の予定と実際の進み具合の差を把握しておく必要があります。

もし遅れている場合は、どの部分を調整すると本来のスケジュールに間に合うか調整することが必要です。進捗管理を行うことで全体像が把握できるため、時間管理がしやすくなります。

定期的な状況確認

三つ目は「定期的な状況確認」です。

「プロジェクトの進み具合に遅れはないか？」「何か問題は発生していないか？」など、定期的に状況確認をする習慣をつけることが必要です。

定期的な状況確認をすることで、スケジュールの大幅な遅れを防ぐことにつながります。週1回、毎日メールで報告など定期的に確認するとプロジェクトが遅れる可能性は減ります。

進捗管理のおすすめツール

進捗管理におすすめなツール2つご紹介します。

Backlog

Backlogは中小企業向けクラウド型のアプリケーションです。職種に関係なく会社全体で利用することが可能です。ガントチャートの管理だけでなく、メモの機能、ファイルの共有、モバイルアプリケーションとの連動などもあります。プロジェクト管理に適したツールです。

Wrike

Wrikeは大規模プロジェクト向けツールです。ガントチャートだけでなく、リソースの管理、タイムトラック機能、他アプリケーションの連動などもあります。クライアントのニーズに合わせた使い方が可能です。

まとめ

この記事では進捗管理について説明しました。

進捗管理のコツを掴んだり、進捗管理ツールをうまく利用したりして、進捗管理にかける時間を減らしましょう。そしてスケジュール通りにプロジェクトが進むことで余裕ができた時間で、新規案件のための営業時間を確保しましょう。

（八尋ハンナ）