もう無駄な時間にしない!社内会議を効率的に行うために必要な準備とは?

毎週・毎日定期的に開催される社内会議。会議を開くことが目的になっていませんか?

                                                            

「報告だけでいいならメールで済むのでは?」
「何も決まらない会議…意味ある?」
「会議参加メンバーが外出で揃わない…」

など思い当たることがあれば、定期的に会議の意味を見直す必要があります。

この記事では、社内会議を効率的に行うための方法をご紹介します。少し意識を変えるだけで出来るので、参考にしてくださいね。

効率的な会議とは?

効率的な会議とは、『会議開催の目的を達成できる』会議のことです。例えば、人材業界の営業部で定期的に開催される会議に“ヨミ会”があります。

“ヨミ会”とは営業数値の確認を行い数値から当月(翌月)の売上着地を予測、そのうえで数値をあげることを目的とした会議です。会議で、ノウハウの共有ややるべきことの明確化を行うことで、売上アップにつながります。

逆にヨミ会が、数字の報告だけならメールで済みますよね。営業マンにとって、クライアントに費やせる時間が長ければ長いほど売上に直結する傾向があります。営業マンの貴重な時間を会議に使う意味を考えれば、必然的に効率的な会議になるはずです。

効率的な会議の進め方

効率的に会議を行うためには、事前準備が大切です。以下で会議の手順を説明します。

1.事前にアジェンダと資料の共有

会議前に、会議参加者にアジェンダと資料を共有します。

アジェンダを用意することで、会議進行にブレがなくなります。目的を意識した会議を行うことができるでしょう。

資料を先に共有するメリットは、会議前に資料に目を通せることです。そのため会議時間に資料を配るより読む時間を短縮でき、資料を読んでいるという前提で会議を進められるため議論も活発になります。

また、事前準備で気をつけたいのが、営業マンの数値記入の期限を設けることです。会議の開始時間ギリギリに入力作業を始める人がいると会議が遅れる可能性があります。他の営業マンの時間を奪うことにもなるため、数値入力の時間を守るようにアナウンスをしましょう。

2.開始時に会議のゴールを再確認

会議開始のタイミングで、参加者と一緒に会議のゴールを再確認しましょう。会議のゴールを明確にすることで、みんながゴールに向かって議論しやすくなり、有意義な議論ができます。

ゴールは「今日の会議では、ヨミの確認と来月のキャンペーンの確認をします」といったように一言でまとめたうえで、確認を取りましょう。重要なのは、ゴールの認識をきちんとすり合わせることです。

3.タイムキーパーが時間を管理

会議をする際、時間を意識していますか?

会議には人件費がかかっているという意識を持つことが大切です。話の内容が会議の趣旨と一致していないのにダラダラ話すべきではありません。

会議時間が押している場合は、タイムキーパーが「会議時間があと10分で終わりますが、次回の会議の議題にしますか?」「あと10分で結論を出しましょう」というように議論を誘導することが重要です。

タイムキーパーは、会議を予定時間内に終わらせるよう誘導する大切な役割です。

4.最後に会議での決定事項を確認

会議の最後に、進行役は会議での決定事項の確認をしましょう。せっかく時間を使って会議をしたのに「結局何が決まった会議だったっけ…。」となることを防ぐためです。意外と話が盛り上がる会議ほど、会議が終わった後に「何を話したっけ?」という状況になりやすいので注意が必要です。

最後に会議の決定事項を確認することで、会議終了後にそれぞれのやるべきことが明確になるため、スムーズに仕事に取り掛かれます。

5.会議関係者へ議事録の共有

会議終了後に忘れてはいけないのが、議事録の共有です。参加者や、不参加だったメンバーへ会議の決定事項の共有をすることが目的です。

細かい数字や、新たに増えたルールなど、時間がたつと曖昧になることがあります。

議事録があれば決定事項が記録されているため、再び議論が逆戻りすることはありません。

また、議事録は意見がコロコロ変わる上司の対策にも有効です。前回の会議で決定したことを上司が忘れているということもありますよね。そういう場合も議事録があると上司に振り回されなくなるでしょう。

まとめ

この記事では、社内会議を効率的に進める方法を紹介しました。

  1. 事前にアジェンダと資料の共有
  2. 開始時に会議のゴールを再確認
  3. タイムキーパーが時間を管理
  4. 最後に会議での決定事項を確認
  5. 会議関係者へ議事録の共有

1〜5を意識するだけで、会議を効率的にすすめることができるようになります。

目標達成が難しいと思った時は、営業先リストの見直しが必要です。

短期アプローチで売上につなげるには需要のあるクライアントへのアプローチが重要!

(八尋ハンナ)